Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) là gì? Những Điều Cần Biết

 

Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) là gì? Giải mã bí ẩn "chìa khóa vàng" cho kho vận hiệu quả

wms

{tocify}

 bạn đã không ít lần bắt gặp cụm từ "Hệ thống Quản lý Kho hàng" hay Warehouse Management System (WMS). Vậy WMS thực sự là gì và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng khám phá ngay trong bài viết này nhé!

1.Quản lý Kho hàng (WMS) là gì? 

WMS là một phần mềm chuyên dụng, được thiết kế để tối ưu hóa hoạt động quản lý kho hàng, từ khâu nhập kho, lưu trữ, xuất kho đến theo dõi hàng tồn kho. Hệ thống này đóng vai trò như "bộ não", giúp doanh nghiệp vận hành kho hàng một cách hiệu quả, chính xác và tiết kiệm chi phí

2.Điểm nổi bật của WMS:

warehouse management systems

Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kho vận và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là những điểm nổi bật của WMS:

2.1. Tự động hóa quy trình:(WMS)

• WMS tự động hóa nhiều thao tác thủ công trong kho hàng như nhập kho, xuất kho, kiểm kê, phân loại hàng hóa,... giúp giảm thiểu sai sót, tăng năng suất lao động và tiết kiệm chi phí vận hành.(WMS)
• Hệ thống tự động cập nhật thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt tình trạng hàng hóa và đưa ra quyết định chính xác.(WMS)

tìm hiểu thêm =>>Earned Media Là Gì? TÌM HIỂU SÂU Earned Media Trong Truyền Thông

2.2. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả:(WMS)

• WMS theo dõi chính xác vị trí, số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt tình trạng hàng tồn kho và đưa ra quyết định bổ sung hàng hóa hợp lý.(WMS)
• Hệ thống cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc tồn kho dư thừa, giúp tránh lãng phí và tối ưu hóa chi phí lưu kho.(WMS)

2.3. Tối ưu hóa không gian lưu trữ:(WMS)

• WMS đề xuất cách sắp xếp hàng hóa khoa học dựa trên kích thước, chủng loại, tần suất xuất nhập kho,... giúp tiết kiệm diện tích kho và tối ưu hóa việc truy cập hàng hóa.(WMS)
• Hệ thống sử dụng các thuật toán tiên tiến để tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ, giúp tăng hiệu quả sử dụng kho hàng.(WMS)

tìm hiểu thêm =>>Customer Experience(CX) Là Gì? TỔNG HỢP TẤT THÔNG TIN VỀ CX

2.4. Nâng cao khả năng truy xuất:

• WMS cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử nhập/xuất kho, vị trí hàng hóa hiện tại, trạng thái hàng hóa,... giúp quản lý dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.(WMS)
• Hệ thống hỗ trợ truy xuất thông tin nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý.

2.5. Hỗ trợ giao hàng nhanh chóng:(WMS)

• WMS tối ưu hóa quy trình đóng gói và giao hàng, giúp giảm thiểu thời gian xử lý đơn hàng và rút ngắn thời gian giao hàng đến tay khách hàng.(WMS)
• Hệ thống tích hợp với các hệ thống vận chuyển khác, giúp tự động hóa việc tạo phiếu giao hàng và theo dõi tình trạng giao hàng.(WMS)

tìm hiểu thêm =>>Chiến lược phát triển sản phẩm (Product Development Strategy) là gì?

3.Lợi ích khi áp dụng WMS:

warehouse management system là gì

Hệ thống Quản lý Kho hàng (WMS) mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa hoạt động kho vận và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu:(WMS)

3.1. Tăng hiệu quả hoạt động kho hàng:

• Tự động hóa quy trình: Giảm thiểu sai sót thủ công, tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.(WMS)
• Quản lý hàng tồn kho hiệu quả: Theo dõi chính xác số lượng, vị trí, tình trạng hàng hóa, tối ưu hóa việc bổ sung hàng, giảm thiểu tồn kho dư thừa, hết hàng.(WMS)
• Tối ưu hóa không gian lưu trữ: Sắp xếp hàng hóa khoa học, tiết kiệm diện tích kho, dễ dàng truy cập hàng hóa.

tìm hiểu thêm =>>Chiến lược phát triển thị trường (Market development ) là gì?

3.2. Nâng cao độ chính xác của hàng tồn kho:(WMS)

• Cập nhật số lượng hàng hóa theo thời gian thực, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho.
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hóa.(WMS)
• Hạn chế thất thoát, mất mát hàng hóa.

3.3. Cải thiện dịch vụ khách hàng:(WMS)

• Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, giao hàng nhanh chóng.(WMS)
• Tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chính xác.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

3.4. Tăng khả năng cạnh tranh:(WMS)

• Nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí.
• Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn.
• Tăng khả năng thích ứng với thị trường thay đổi.(WMS)
• Nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

3.5. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược:

• Cung cấp dữ liệu và báo cáo chi tiết về hoạt động kho hàng.(WMS)
• Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chiến lược phù hợp về quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa chi phí logistics.(WMS)
• Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp.

tìm hiểu thêm =>>CHIẾN LƯỢC THÂM NHẬP THỊ TRƯỜNG(Market Penetration) LÀ GÌ?

4.Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý kho WMS

Hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System) mang đến nhiều tính năng vượt trội, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho vận, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của WMS:(WMS)

4.1. Tối ưu thiết kế và không gian kho:

• WMS hỗ trợ lập bản đồ kho 3D, giúp trực quan hóa bố cục kho và tối ưu hóa việc sắp xếp hàng hóa.(WMS)
• Hệ thống đề xuất cách sắp xếp hàng hóa khoa học dựa trên kích thước, chủng loại, tần suất xuất nhập kho,... giúp tiết kiệm diện tích kho và tối ưu hóa việc truy cập hàng hóa.
• WMS cũng cung cấp các công cụ để phân tích và tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa diện tích kho.(WMS)

4.2. Quản lý và kiểm soát hàng tồn kho:

• WMS theo dõi chính xác vị trí, số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho theo thời gian thực, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt tình trạng hàng tồn kho và đưa ra quyết định bổ sung hàng hóa hợp lý.(WMS)
• Hệ thống cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hạn sử dụng hoặc tồn kho dư thừa, giúp tránh lãng phí và tối ưu hóa chi phí lưu kho.(WMS)
• WMS cũng cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng hóa.

tìm hiểu thêm =>>Hành vi người tiêu dùng (Consumer behavior) là gì?

4.3. Lưu giữ hàng hóa:(WMS)

• WMS hỗ trợ quản lý các quy trình lưu trữ hàng hóa như nhập kho, xuất kho, di chuyển hàng hóa,... giúp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn và hiệu quả.(WMS)
• Hệ thống ghi chép lịch sử lưu trữ của mỗi lô hàng, giúp truy xuất thông tin dễ dàng khi cần thiết.
• WMS cũng cung cấp các tính năng quản lý hạn sử dụng, điều kiện bảo quản,... giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa được tốt nhất.(WMS)

4.4. Tải và dỡ hàng:

• WMS tối ưu hóa quy trình tải và dỡ hàng, giúp giảm thiểu thời gian và chi phí bốc xếp hàng hóa.
• Hệ thống hướng dẫn nhân viên thực hiện các thao tác tải dỡ hàng hóa một cách chính xác và an toàn.
• WMS cũng tích hợp với các thiết bị tự động hóa như xe nâng hàng, robot,... giúp tự động hóa một số thao tác tải dỡ hàng hóa, nâng cao hiệu quả và an toàn.

4.5. Quản lý đơn hàng & vận chuyển:

• WMS tích hợp với hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) và hệ thống quản lý vận chuyển (TMS), giúp tự động hóa quy trình xử lý đơn hàng và giao hàng.(WMS)
• Hệ thống theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ giao hàng và cung cấp thông tin cho khách hàng.(WMS)
• WMS cũng cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả giao hàng, giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện hoạt động giao hàng.

tìm hiểu thêm =>>B2C Marketing là gì? Phân biệt mô hình kinh doanh B2C và B2B

4.6. Quản lý bến bãi:(WMS)

• WMS hỗ trợ quản lý các hoạt động tại bến bãi như xếp dỡ container, quản lý xe ra vào bến bãi,... giúp tối ưu hóa việc sử dụng bến bãi và giảm thiểu thời gian chờ đợi.
• Hệ thống theo dõi vị trí và tình trạng của container, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và đưa ra quyết định điều phối phù hợp.(WMS)
• WMS cũng cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động tại bến bãi, giúp doanh nghiệp đánh giá và cải thiện hoạt động.

4.7. Quản lý nhân sự:

• WMS hỗ trợ quản lý các hoạt động của nhân viên kho như phân công công việc, theo dõi hiệu suất làm việc,... giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kho.
• Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất làm việc của từng nhân viên, giúp quản lý dễ dàng đánh giá và khen thưởng nhân viên.
• WMS cũng hỗ trợ đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và vận hành hệ thống hiệu quả.

tìm hiểu thêm =>>B2B Marketing là gì? Từ A-Z về hành trình khách hàng B2B

4.8. Báo cáo kho:(WMS)

• WMS cung cấp nhiều loại báo cáo chi tiết về các hoạt động trong kho như báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập kho, báo cáo hiệu quả giao hàng,... giúp quản lý dễ dàng theo dõi và nắm bắt tình hình hoạt động của kho.(WMS)
• Hệ thống cho phép tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu của doanh nghiệp, giúp quản lý có được thông tin cần thiết để đưa ra quyết định phù hợp.
• WMS cũng hỗ trợ xuất báo cáo dưới dạng Excel, PDF,.

5.Các loại hệ thống quản lý kho hàng WMS

hệ thống quản lý kho hàng wms

Hiện nay, có nhiều loại hệ thống quản lý kho hàng WMS khác nhau, được phân loại dựa trên cách triển khai và tính năng. Dưới đây là một số loại WMS phổ biến:(warehouse management systems)

5.1. WMS độc lập:

• WMS độc lập là hệ thống được cài đặt và vận hành trên máy chủ riêng của doanh nghiệp.
• Loại WMS này có khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng tốt các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Tuy nhiên, WMS độc lập thường có chi phí triển khai và vận hành cao hơn so với các loại WMS khác.

tìm hiểu thêm =>>Omnichannel là gì? Tất tần tật về mô hình đa kênh

5.2. WMS dựa trên đám mây:

• WMS dựa trên đám mây được lưu trữ và vận hành trên hạ tầng đám mây của nhà cung cấp dịch vụ.
• Loại WMS này có ưu điểm là dễ dàng triển khai và sử dụng, không cần đầu tư vào phần cứng và phần mềm.
• WMS dựa trên đám mây thường có chi phí thấp hơn so với WMS độc lập.
• Tuy nhiên, WMS dựa trên đám mây có thể có khả năng tùy chỉnh thấp hơn và phụ thuộc vào kết nối internet.

5.3. WMS tích hợp ERP:(warehouse management systems)

• WMS tích hợp ERP là một module của hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP).
• Loại WMS này có ưu điểm là dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống kế toán, hệ thống bán hàng,...
• Tuy nhiên, WMS tích hợp ERP có thể có khả năng tùy chỉnh thấp hơn so với WMS độc lập.

tìm hiểu thêm =>>Mass Marketing là gì? Marketing đại chúng để tiếp cận thị trường

5.4. WMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:(warehouse management systems)

• WMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý kho hàng của các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.
• Loại WMS này thường có giá thành rẻ hơn và dễ sử dụng hơn so với các loại WMS khác.
• Tuy nhiên, WMS cho doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể có tính năng hạn chế hơn.

Lựa chọn loại WMS phù hợp:(warehouse management systems)

Việc lựa chọn loại WMS phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngân sách, nhu cầu quản lý kho hàng,... Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này trước khi quyết định lựa chọn loại WMS phù hợp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia về WMS để có được lựa chọn tốt nhất.(warehouse management systems)

tìm hiểu thêm =>>Niche Market(Thị trường ngách) là gì? Chi Tiết Niche Marketing Từ A - Z

6.Sự khác biệt giữa hệ thống ERP và WMS là gì?

wms là gì

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) đều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai hệ thống này có những điểm khác biệt rõ ràng về phạm vi hoạt động, chức năng và mục tiêu sử dụng.

6.1. Phạm vi hoạt động:(warehouse management systems)

• ERP: Hệ thống ERP có phạm vi hoạt động rộng khắp, bao gồm tất cả các khía cạnh chính của doanh nghiệp như tài chính, kế toán, sản xuất, nhân sự, bán hàng, marketing,... ERP giúp doanh nghiệp tích hợp và quản lý thông tin một cách thống nhất trên toàn bộ hệ thống.
• WMS: Hệ thống WMS tập trung vào việc quản lý các hoạt động trong kho hàng, bao gồm nhập kho, xuất kho, lưu trữ, kiểm kê, di chuyển hàng hóa,... WMS giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kho vận, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

tìm hiểu thêm =>>Brand Extension: Chiến Lược Mở Rộng Thương Hiệu Là Gì?

6.2. Chức năng:(warehouse management systems)

• ERP: ERP cung cấp nhiều chức năng đa dạng như quản lý tài chính, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý dự án,... ERP giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động và ra quyết định chiến lược.
• WMS: WMS tập trung vào các chức năng quản lý kho hàng như theo dõi vị trí hàng hóa, kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu hóa bố cục kho, quản lý nhân viên kho,... WMS giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, chính xác và hiệu quả.

6.3. Mục tiêu sử dụng:

• ERP: Mục tiêu chính của ERP là giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các nguồn lực và hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận.
• WMS: Mục tiêu chính của WMS là giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho vận, nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

tìm hiểu thêm =>>Brand Awareness là gì? Cách tăng mức độ nhận biết thương hiệu

Bảng so sánh tóm tắt:

Tính năng	ERP	WMS
Phạm vi hoạt động	Toàn diện, bao gồm tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp	Tập trung vào quản lý kho hàng
Chức năng	Quản lý tài chính, chuỗi cung ứng, CRM, dự án,...	Theo dõi hàng hóa, kiểm soát hàng tồn kho, tối ưu hóa bố cục kho, quản lý nhân viên kho,...
Mục tiêu sử dụng	Quản lý toàn diện nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng lợi nhuận	Tối ưu hóa hoạt động kho vận, quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Hệ thống ERP và WMS là hai công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống phù hợp với nhu cầu và mục tiêu cụ thể của mình.

tìm hiểu thêm =>>Brand Equity Là Gì? Tìm Hiểu SÂU Về Tài Sản Thương Hiệu

Ví dụ:

7.Những lưu ý khi chọn phần mềm quản lý kho WMS

hệ thống quản lý kho hàng 

Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho (WMS) phù hợp đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hoạt động kho vận, nâng cao hiệu quả kinh doanh và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, với thị trường đa dạng các giải pháp WMS hiện nay, việc lựa chọn phần mềm phù hợp có thể trở nên khó khăn. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm WMS:(warehouse management systems)

7.1. Ưu tiên phần mềm dễ sử dụng:

Giao diện phần mềm trực quan, dễ hiểu và thao tác đơn giản là yếu tố then chốt giúp nhân viên kho nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả. Phần mềm nên cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết, hỗ trợ đa ngôn ngữ và có tính năng đào tạo trực tuyến để đảm bảo nhân viên tiếp cận và vận hành phần mềm dễ dàng.

tìm hiểu thêm =>> SWOT LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN PHÂN TÍCH MÔ HÌNH MA TRẬN SWOT

7.2. Cân nhắc chi phí vận hành:(warehouse management systems)

Giá thành phần mềm WMS bao gồm chi phí mua bản quyền, chi phí triển khai, chi phí bảo trì và chi phí nâng cấp. Doanh nghiệp cần xác định ngân sách cụ thể và lựa chọn phần mềm phù hợp với khả năng tài chính. Nên so sánh giá thành của các nhà cung cấp khác nhau và cân nhắc các yếu tố giá trị gia tăng như dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cập nhật tính năng mới,...

7.3. Khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác:(warehouse management systems)

WMS cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp như hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP), hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống kế toán,... để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ và nhất quán. Việc tích hợp giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho nhân viên.

7.4. Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp:(warehouse management systems)

Nhà cung cấp phần mềm WMS uy tín cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ kịp thời khi doanh nghiệp gặp vấn đề trong quá trình sử dụng. Nên ưu tiên nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai WMS cho các doanh nghiệp trong cùng ngành nghề để đảm bảo họ hiểu rõ nhu cầu và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

tìm hiểu thêm =>>Customer Insight là gì? Cách tìm Insight khách hàng hiệu quả

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số yếu tố khác như:

• Tính năng của phần mềm: Lựa chọn phần mềm có đầy đủ tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu quản lý kho của doanh nghiệp.
• Khả năng tùy chỉnh: Lựa chọn phần mềm có thể tùy chỉnh để phù hợp với quy trình và hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.
• Uy tín của nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp uy(warehouse management systems)

8.Kết luận về WMS

WMS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Logistics, giúp tối ưu hóa hoạt động kho hàng, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để nâng tầm quản lý kho hàng của doanh nghiệp, hãy cân nhắc việc triển khai hệ thống WMS.

Lưu ý: Bài viết này chỉ tóm tắt những điểm chính về WMS. Để có đầy đủ thông tin, bạn nên tham khảo thêm các tài liệu chuyên sâu về hệ thống này.(warehouse management systems)