Proforma Invoice (PI) là gì trong xuất nhập khẩu?

 Proforma Invoice (PI) là gì trong xuất nhập khẩu?

pi là gì trong xuất nhập khẩu

{tocify}

Là một blog HỎI ĐÁP NGAY về lĩnh vực Logistics, hôm nay tôi muốn cùng các bạn "giải mã" Proforma Invoice (PI) - một "chiếc chìa khóa" không thể thiếu trong cánh cửa xuất nhập khẩu.

1.Proforma Invoice (PI) là gì?

Nói một cách dễ hiểu, Proforma Invoice hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức. Nó đóng vai trò như một bản cam kết giữa người bán và người mua về các thông tin chi tiết của giao dịch xuất nhập khẩu, bao gồm:(Proforma Invoice)

• Thông tin về người bán và người mua: Tên, địa chỉ, thông tin liên lạc,...
• Thông tin về hàng hóa: Mô tả chi tiết sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, giá cả,...
• Điều kiện thanh toán và vận chuyển: Phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng,...(Proforma Invoice)
• Các điều khoản khác: Quyền hạn và trách nhiệm của hai bên, bảo hành, giải quyết tranh chấp,...

Lưu ý: PI không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại chính thức và không thể sử dụng để thanh toán.

2.Vai trò quan trọng của Proforma Invoice

Mặc dù không có giá trị pháp lý, Proforma Invoice đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu bởi những lý do sau:(Proforma Invoice)

• Cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch: PI giúp hai bên thống nhất thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán và vận chuyển trước khi tiến hành giao dịch chính thức.(Proforma Invoice)
• Làm cơ sở cho các thủ tục hải quan: PI được sử dụng để xin giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu và các thủ tục hải quan khác.
• Thu hút khách hàng tiềm năng: PI là công cụ marketing hiệu quả giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình đến khách hàng tiềm năng.(Proforma Invoice)
• Giúp theo dõi quá trình giao dịch: PI giúp theo dõi tiến độ giao dịch và đảm bảo hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.

tìm hiểu thêm =>> POD(Port of Discharge)là gì trong xuất nhập khẩu? Những Điều Cần Biết

3.Nội dung chi tiết của Hóa đơn chiếu bạ Proforma (PI)

pi trong xuất nhập khẩu là gì

Hóa đơn chiếu bạ Proforma (PI) đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu, là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức, giúp hai bên thống nhất thông tin trước khi giao dịch. Dưới đây là nội dung chi tiết của PI:

tìm hiểu thêm =>>D/O(delivery order) trong XUẤT NHẬP KHẨU Là Gì? Những Điều Cần Biết

3.1. Thông tin chung:

• Tiêu đề: Hóa đơn chiếu bạ Proforma (Proforma Invoice)
• Số và ngày lập PI: Số thứ tự và ngày lập hóa đơn.
• Thông tin người bán (Exporter):
  • Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, fax, email.
  • Mã số thuế (nếu có).
• Thông tin người mua (Importer):
• Tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại, fax, email.
• Mã số thuế (nếu có).

tìm hiểu thêm =>>SI trong xuất nhập khẩu là gì?Nội dung chính Shipping Instruction

3.2. Thông tin về hàng hóa:

• Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên hàng hóa, mã hàng hóa, chất liệu, quy cách, đóng gói,...
• Số lượng: Số lượng đơn vị sản phẩm.
• Đơn vị tính: Đơn vị đo lường sản phẩm (kg, m3,...)
• Giá bán đơn vị: Giá bán mỗi đơn vị sản phẩm.
• Thành tiền: Tổng giá trị của lô hàng.

3.3. Thông tin vận chuyển:

• Phương thức vận chuyển: Đường bộ, đường biển, đường hàng không,...
• Điều kiện giao hàng: Incoterms (FOB, CIF, CFR,...)
• Cảng xếp hàng (Port of Loading): Nơi xuất hàng.
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Nơi nhập hàng.
• Ngày dự kiến giao hàng: Ngày giao hàng dự kiến.

tìm hiểu thêm =>>Phần mềm tối ưu hóa vị trí kho hàng là gì?Quy trình hoạt động Slotting Optimization

3.4. Thông tin thanh toán:

• Phương thức thanh toán: Tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng,...
• Tiền tệ thanh toán: USD, EUR, VND,...
• Điều kiện thanh toán: Thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán (trả trước, trả sau,...).
• Thông tin tài khoản ngân hàng: Số tài khoản, tên ngân hàng, chủ tài khoản của người bán.

3.5. Các điều khoản khác:

• Bảo hiểm: Thông tin về bảo hiểm hàng hóa (nếu có).
• Quyền hạn và trách nhiệm của hai bên: Quyền lợi và nghĩa vụ của người bán và người mua.
• Giải quyết tranh chấp: Cách thức giải quyết tranh chấp khi có mâu thuẫn xảy ra.
• Chữ ký và đóng dấu: Chữ ký và đóng dấu của người bán và người mua.

tìm hiểu thêm =>>Last-Mile Optimization là gì?Chiến lược tối ưu hóa giao hàng chặng cuối hiệu quả

Lưu ý:

• Nội dung trên chỉ mang tính chất tham khảo, có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của người bán và người mua.
• PI cần được lập đầy đủ, chính xác và rõ ràng để tránh những hiểu lầm không đáng có.
• PI không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại chính thức.(Proforma Invoice)

tìm hiểu thêm =>>Tối ưu hóa tuyến đường (Route Optimization) là gì trong Logistics?

4.Proforma Invoice được phát hành khi nào?

Proforma Invoice (PI), hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, được phát hành trong giai đoạn đầu của giao dịch xuất nhập khẩu, trước khi hàng hóa được giao và thanh toán.(Proforma Invoice)

Cụ thể, PI được phát hành khi:(Proforma Invoice)

• Hai bên đã thống nhất các điều khoản cơ bản của giao dịch như thông tin về hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán, vận chuyển,... nhưng hợp đồng chính thức chưa được ký kết.
• Người bán cần cung cấp cho người mua thông tin chi tiết về lô hàng để người mua có thể:
  • Xem xét và xác nhận thông tin trước khi ký hợp đồng chính thức.
  • Xin giấy phép nhập khẩu (nếu cần thiết).
  • Chuẩn bị thanh toán cho lô hàng.
• Người bán cần có căn cứ để làm thủ tục hải quan xuất khẩu.(Proforma Invoice)

Lưu ý:

• PI không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại chính thức.
• PI có thể được sửa đổi cho đến khi hai bên ký hợp đồng chính thức.
• Sau khi hàng hóa được giao và thanh toán, người bán sẽ phát hành hóa đơn thương mại chính thức để thay thế cho PI.(Proforma Invoice)

tìm hiểu thêm =>>Autonomous Vehicles (AVs)là gì trong ngành Logistics ?

Tóm lại, Proforma Invoice đóng vai trò quan trọng trong việc tạo thuận lợi cho giao dịch xuất nhập khẩu, giúp hai bên trao đổi thông tin, thống nhất các điều khoản và chuẩn bị cho các bước tiếp theo.(Proforma Invoice)

5.Những điều cần lưu ý về hóa đơn chiếu bạ

proforma invoice là gì

Proforma Invoice (PI) đóng vai trò quan trọng trong xuất nhập khẩu, tuy nhiên, cần lưu ý một số điểm sau để đảm bảo hiệu quả và tránh những tranh chấp không đáng có:(Proforma Invoice)

tìm hiểu thêm =>>Thẻ RFID Tag là gì?Phân loại thẻ RFID và Nguyên lý hoạt động

5.1. Thông tin chính xác:

• Nội dung PI phải chính xác, đầy đủ và nhất quán với các thông tin đã thỏa thuận giữa hai bên.
• Cần kiểm tra kỹ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán, vận chuyển,... trước khi phát hành PI.
• Sai sót trong PI có thể dẫn đến mâu thuẫn, chậm trễ giao hàng, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.(Proforma Invoice)

5.2. Sửa đổi PI:(Proforma Invoice)

• PI có thể được sửa đổi khi hai bên thống nhất và có sự đồng ý của cả người bán và người mua.
• Tuy nhiên, việc sửa đổi PI cần được thực hiện cẩn thận và ghi chép đầy đủ lịch sử thay đổi.
• Nên tránh sửa đổi PI nhiều lần để đảm bảo tính minh bạch và chính xác của giao dịch.(Proforma Invoice)

tìm hiểu thêm =>>Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification) là gì?

5.3. Trường hợp có thể sửa đổi PI:(Proforma Invoice)

• Bên mua muốn giảm giá: Nếu bên mua cảm thấy mức giá trong PI quá cao, họ có thể đề nghị giảm giá và yêu cầu người bán sửa đổi PI cho phù hợp.
• Thay đổi thời gian nhận hàng: Nếu bên mua muốn nhận hàng nhanh hơn hoặc thay đổi thời gian nhận hàng, họ cần thông báo cho người bán và yêu cầu sửa đổi PI.
• Thay đổi thông tin lô hàng: Nếu nhà nhập khẩu muốn thay đổi thông tin về lô hàng như mẫu mã, số lượng, họ cần thông báo cho người bán và yêu cầu sửa đổi PI.
• Phương thức vận chuyển: Nếu bên mua hoặc người bán cảm thấy phương thức vận chuyển trong PI không phù hợp, họ có thể đề nghị thay đổi và yêu cầu sửa đổi PI.

tìm hiểu thêm =>>logistics ngược của shopee và Bài học kinh nghiệm quý giá

54. Lưu ý khác:

• Nên lưu trữ PI cẩn thận để có thể tra cứu khi cần thiết.(Proforma Invoice)
• Cần tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến xuất nhập khẩu khi sử dụng PI.

Sử dụng PI hiệu quả sẽ giúp:(Proforma Invoice)

• Tạo thuận lợi cho giao dịch xuất nhập khẩu.(Proforma Invoice)
• Giảm thiểu rủi ro tranh chấp.
• Thúc đẩy hợp tác giữa người bán và người mua.

tìm hiểu thêm =>>Cross-Docking là gì?Những điều bạn nên biết về Cross-Docking

6.Phân biệt Proforma Invoice và Commercial Invoice

Proforma Invoice (PI) và Commercial Invoice (CI) là hai loại hóa đơn thường được sử dụng trong xuất nhập khẩu, tuy nhiên chúng có một số điểm khác biệt quan trọng:(Proforma Invoice)

Đặc điểm	Proforma Invoice (PI)	Commercial Invoice (CI)
Mục đích	Cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch cho người mua, làm cơ sở cho các thủ tục hải quan và thanh toán.	Là hóa đơn chính thức ghi lại giao dịch mua bán, dùng để thanh toán và làm thủ tục hải quan.
Thời điểm phát hành	Phát hành trước khi hàng hóa được giao và thanh toán.	Phát hành sau khi hàng hóa đã được giao và thanh toán.
Giá trị pháp lý	Không có giá trị pháp lý.	Có giá trị pháp lý.
Nội dung	Gần giống với CI, nhưng có thể thiếu một số thông tin như số hóa đơn, ngày thanh toán.	Bao gồm tất cả thông tin chi tiết về giao dịch như thông tin người bán và người mua, thông tin hàng hóa, giá cả, điều kiện thanh toán, vận chuyển,...
Sửa đổi	Có thể được sửa đổi dễ dàng.	Việc sửa đổi CI phức tạp hơn và cần có sự đồng ý của cả hai bên.
Sử dụng	Dùng trong giai đoạn đầu của giao dịch, trước khi ký hợp đồng chính thức.	Dùng trong giai đoạn cuối của giao dịch, sau khi hàng hóa đã được giao và thanh toán.

Tóm lại:

• PI là bản nháp của CI, cung cấp thông tin sơ bộ về giao dịch.
• CI là hóa đơn chính thức, có giá trị pháp lý và được sử dụng để thanh toán và làm thủ tục hải quan.(Proforma Invoice)

tìm hiểu thêm =>>Distribution Center(Trung tâm Phân phối)là gì?Những Điều Cần Biết

7.Kết luận về PI

Proforma Invoice là một công cụ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp cần hiểu rõ vai trò và cách lập PI để sử dụng hiệu quả công cụ này, góp phần thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.(Proforma Invoice)

tìm hiểu thêm =>>Material Handling Equipment (MHE)là gì? Những Điều Cần Biết

tìm hiểu thêm =>>Quản lý hàng tồn kho (Inventory management) là gì? Những Điều Cần Biết